Fisbi

Federazione Italiana Società Biologiche

Regolamento

REGOLAMENTO della FEDERAZIONE ITALIANA delle SOCIETA’ BIOLOGICHE – FISBi

 Articolo 1

OBIETTIVO DEL REGOLAMENTO

Il Regolamento è lo strumento di attuazione dello Statuto della FISBi. Viene approvato e modificato dal CoD con la maggioranza assoluta dei suoi componenti.

Il regolamento e le sue modifiche decorrono con il primo giorno del mese successivo all’approvazione.

 Articolo 2

CONSIGLIO DIRETTIVO E ASSEMBLEA GENERALE

Il CoD è costituito di tanti componenti quante sono le So, nelle persone dei singoli Presidenti delle stesse o, su specifica delega motivata, valida per ciascuna singola riunione, da loro delegati. Il CoD può deliberare se è presente un numero superiore alla metà dei suoi componenti.

In previsione della AsG che deve aver luogo entro il 30 aprile di ogni anno, in cui è posta all’Ordine del Giorno l’approvazione del bilancio consuntivo (conto economico e stato patrimoniale) al 31 dicembre dell’anno precedente, il Presidente e il Segretario preparano congiuntamente una relazione a consuntivo dell’attività svolta nell’anno precedente ed il programma dell’attività dell’anno in corso (con possibilità anche di una programmazione pluriennale). Prima della presentazione all’AsG, la relazione dell’attività ed il bilancio economico consuntivo, preparato dal Tesoriere, devono ricevere l’approvazione del CoD e devono essere stati successivamente esaminati dal RC, la cui relazione deve essere allegata al bilancio. Qualora il RC facesse osservazioni rilevanti al bilancio o ne richiedesse la rettifica, il CoD è di nuovo tenuto a deliberare in merito prima dell’AsG.

La nomina dei revisori dei conti è regolata dall’art. 14 dello statuto. Il collegio dei revisori dei conti può essere attivato dall’assemblea Generale su proposta di nominativi presentati dal Consiglio Direttivo.

Il CoD e l’AsG sono convocati dal Presidente nei termini previsti dallo Statuto; a tal fine è ammesso anche l’uso della posta elettronica. E’ facoltà del Presidente, con iniziativa autonoma o su richiesta di altri componenti del CoD, invitare alle riunioni del CoD soci e non soci delle So, naturalmente senza diritto di voto, motivando tale presenza in relazione a specifici punti all’OdG.

L’ordine del giorno del CoD e dell’AsG è predisposto dal Presidente, sentiti il Vice-Presidente e il Segretario. L’inserimento di argomenti specifici all’OdG può essere formalmente richiesto da singoli membri del CoD e diviene obbligatorio se richiesto da almeno un terzo dei membri del CoD entro i cinque giorni successivi la convocazione degli organi collegiali. Tali istanze possono essere avanzate anche per posta ordinaria o per posta elettronica. Qualunque richiesta urgente da parte di membri del CoD o dell’AsG (da presentare all’inizio della seduta) può essere discussa alla voce “Varie ed eventuali” qualora la maggioranza del CoD o dell’AsG ne approvi l’inserimento.

Il verbale delle sedute del CoD e dell’AsG, redatto dal Segretario, viene approvato dal CoD seduta stante per quelle delibere che rivestono carattere di urgenza, o per posta elettronica entro la riunione successiva tramite consenso unanime sul testo fatto circolare dal Presidente, o per approvazione da parte del CoD nella riunione successiva.

I verbali delle riunioni vengono trascritti sui libri sociali e firmati dal Presidente e dal Segretario sotto la loro responsabilità di aver seguito la suddetta procedura di approvazione.

In assenza del Presidente presiederà le riunioni del CoD e dell’AsG il Vice Presidente o, in assenza di quest’ultimo,un Presidente delle So designato ad hoc dai presenti. In assenza del Segretario i verbali verranno redatti da un Segretario nominato ad hoc per la seduta.

 Articolo 3

PRESIDENTE E FUNZIONAMENTO DELLA FEDERAZIONE

I compiti del Presidente sono quelli indicati dallo Statuto, legati all’organizzazione e al funzionamento della FISBi per il raggiungimento degli scopi statutari. Per il funzionamento della Federazione, e in particolare per tutte le attività di carattere gestionale, il Presidente può avvalersi di collaborazioni esterne, la cui copertura economica deve essere approvata specificamente dalCoD.

Dopo approvazione del CoD, i documenti ufficiali FISBi destinate a Istituzioni, Enti ed Organismi nazionali od internazionali saranno firmati dal Presidente a nome del CoD stesso. I componenti del CoD conservano il diritto di non firma (e di eventuale dissociazione della rispettiva So) nel caso di mancata adesione al contenuto del documento (in tal caso espressa formalmente in CoD o AsG, con lettera motivata al Pr).

Per verificare il consenso su documenti di carattere urgente, il Presidente può farli circolare nell’ambito dei membri del CoD attraverso via elettronica.

La FISBi può attivare organismi di supporto agli Organi Federali quali l’Ufficio Comunicazione e i Gruppi di lavoro.

  1. A) L’Ufficio Comunicazione, attivato su delibera del CoD, svolge un’attività che è pianificata dal CoD in termini di obiettivi generali ed è controllata nei termini operativi dal Presidente e dal Segretario. L’attività dell’Ufficio Comunicazione prevede il coinvolgimento dei referenti stampa delle So e può essere coordinato da un socio delle So o da un professionista esterno con documentata esperienza comunicativa nel settore delle politiche della ricerca scientifica. Il mandato del responsabile dell’Ufficio Comunicazione ha durata di un anno e può essere rinnovato dal CoD. Il CoD stabilisce la copertura economica per le attività dell’Ufficio.

L’Ufficio Comunicazione deve garantire un costante e diffuso livello d’informazione sulle iniziative intraprese dalla FISBi. E’ auspicabile che tra l’Ufficio Comunicazione della FISBi e le So venga instaurato un rapporto di informazione reciproca sulle rispettive attività di comunicazione pubblica.

  1. B) I Gruppi di lavoro vengono costituiti su iniziativa autonoma del Presidente FISBi avendo sentito, anche telematicamente, il parere del CoC o su delibera del CoD a seguito di proposte formulate dal Presidente, dal Segretario o da singoli componenti del CoD, in merito a questioni di particolare rilevanza: rimangono in funzione fino all’espletamento del lavoro richiesto o fino a risoluzione da parte del CoD. Ad essi può essere richiesta la formulazione di pareri, note, documenti, ecc. sia per uso interno alla FISBi ed alle So, sia per pubblicizzazione esterna. Ogni gruppo di lavoro riceve un mandato scritto da parte del Presidente e sarà coordinato da un responsabile identificato, di norma, fra i soci delle So.

Articolo 4

CODICE ETICO E CONFLITTO D’INTERESSE

Le procedure relative al conflitto di interesse mirano a incoraggiare la più assoluta trasparenza, intesa come garanzia etica essenziale per un esercizio responsabile dei ruoli direttivi e rappresentativi della Federazione.

Il conflitto di interesse si verifica quando le opinioni, i comportamenti e le azioni individuali in relazione a un dato argomento, decisione o atto sono significativamente influenzati da una qualche forma di interesse finanziario, di sviluppo di carriera, o comunque personale; il problema che emerge è il potenziale abuso che può essere fatto della propria posizione.Il conflitto di interesse riguarda i componenti del CoD e dell’AsG così come tutti coloro, soci o non soci delle So, che possono essere coinvolti ufficialmente in iniziative FISBi. Essi devono essere a conoscenza delle regole etiche che regolano il funzionamento della FISBi e devono responsabilmente dichiarare l’eventuale presenza di un conflitto d’interesse, la cui rilevanza sarà valutata, in loro assenza, dal CoD.

Per il funzionamento della FISBi la Federazione si può dotare di un codice etico, al rispetto del quale sono chiamati i singoli aderenti alla Federazione e anche le So per quanto riguarda la loro attività.

Per il presidio del codice etico e la vigilanza del suo rispetto il CoD potrà istituire uno specifico Comitato etico-scientifico composto di tre componenti, che nel proprio seno nomina un Presidente. Il Comitato etico-scientifico dura in carica tre anni e può essere riconfermato in toto o in parte. Il Presidente FISBi convoca la prima riunione del Comitato.

L’inosservanza da parte dei membri dei singoli organi federali di quanto previsto dallo Statuto e dal Regolamento Federale comporterà l’attivazione del Comitato etico-scientifico per la proposta di eventuali provvedimenti da sottoporre a votazione nell’ambito del CoD. L’intervento del Comitato etico-scientifico può essere deciso dal CoD o richiesto da almeno un terzo dei membri del CoD o da almeno un terzo dei membri dell’AsG.

 Articolo 5

PATROCINIO

Per ottenere il patrocinio della FISBi va inoltrata una richiesta scritta, corredata da documentazione idonea alla sua valutazione, indirizzata al Presidente o al Segretario con almeno 3 mesi di anticipo. La richiesta può essere formulata da Enti, Società scientifiche, Associazioni e singoli e ad essa verrà data risposta nel tempo massimo di tre settimane. Il patrocinio, con l’eventuale utilizzo o meno del logo federale, è concesso su approvazione del CoD.

Il patrocinio può essere concesso a iniziative di particolare rilievo culturale e scientifico nei campi di interesse delle So, quali congressi, simposi e riunioni a carattere scientifico, di interesse internazionale, nazionale e sovraregionale; manifestazioni e iniziative educative e formative; attività di promozione e sostegno della ricerca scientifica.

 Articolo 6

DEFINIZIONE E UTILIZZO DEL LOGO

Il logo della FISBi, di proprietà della Federazione, è allegato al presente regolamento ed è autenticato dalla firma del Presidente e del Segretario in carica al momento dell’approvazione del regolamento stesso. Ogni modifica al logo potrà essere effettuata dal CoD con la maggioranza dei due terzi dei suoi componenti.

L’uso del logo della FISBi e delle strutture, amministrative e non, della Federazione è permesso solo per attività e manifestazioni della Federazione stessa.

Le So, previa specifica autorizzazione da parte del CoD, possono utilizzare il logo FISBi sulle proprie riviste ufficiali o loro pubblicazioni; in tal caso devono presentarlo con analoghe dimensioni accanto a quello societario.

In caso di utilizzo del colore devono essere rispettate le tonalità originali.

Il logo FISBi non può essere concesso in alcun modo per la promozione di eventi non scientifici o per propaganda di prodotti commerciali.

 Articolo 7

MANIFESTAZIONI SCIENTIFICHE

Per la costruzione di un efficace modello federativo è auspicabile un raccordo circa le manifestazioni scientifiche delle singole So.

La FISBi incoraggia a livello locale, nazionale ed internazionale l’organizzazione di manifestazioni scientifiche che nascano dalla iniziativa autonoma delle singole So o dalla collaborazione delle stesse.

La FISBi può promuovere Congressi o Workshop autonomi o congiunti fra due o più So la cui data e le cui modalità organizzative (inclusa la sede) sono fissate dal CoD con almeno un anno di anticipo. Il Comitato scientifico del Congresso o del Workshop è costituito dal CoD federale mentre l’organizzazione è demandata dallo stesso CoD ad un Comitato ad hoc.

La FISBi e le So cercheranno di evitare la sovrapposizione temporale di Congressi, Simposi e Riunioni a carattere internazionale, nazionale e sovraregionale che interessino aree culturali similari. Le So si impegnano a comunicare all’inizio dell’anno le probabili date delle rispettive iniziative scientifiche.

 Articolo 8

ATTIVITÀ DI RICERCA E FORMAZIONE

La FISBi non assume la responsabilità diretta di progetti di ricerca, ma promuove in tal senso la cooperazione delle So attraverso l’eventuale costituzione di gruppi di ricerca ad hoc.

Le So sono invitate ad attivarsi nella direzione dell’accreditamento istituzionale e d’eccellenza.

Su delibera del CoD, la FISBi può bandire borse di studio per attività di ricerca di giovani ricercatori.

 Articolo 9

COPERTURA FINANZIARIA DEGLI ESERCIZI

Il CoD, tramite il Presidente ed il Tesoriere, deve assicurare la copertura finanziaria degli esercizi della Federazione, ottemperando la regola del pareggio di bilancio tra entrate ed uscite e provvedendo al finanziamento delle proprie attività secondo le modalità previste dallo Statuto all’Art. 15. Il CoD ha la facoltà di deliberare sulle modalità di determinazione della quota associativa alla federazione.

Articolo 10

ADESIONE DI NUOVE SOCIETA’

Le affiliazioni di nuove società biologiche alla FISBi sono proposte, dopo relativa istruttoria, dal CoD all’ AsG che ha il compito di deliberare in materia secondo l’Art. 7 dello statuto federale

 Articolo 11

INTEGRAZIONE INTERSOCIETARIA

La FISBi promuove rapporti di collaborazione scientifico/culturali tra le So e ne sostiene le relazioni con Enti, Societa’ ed Istituzioni pubbliche al fine del raggiungimento dei propri scopi sociali e nel rispetto della propria natura non lucrativa.

La collaborazione con eventuali partner sarà attivata con atto esplicito e formale, solitamente di natura convenzionale, firmato tra le parti dai rispettivi rappresentanti legali o da loro delegati.

La collaborazione potrà avere come oggetto:

  1. a) Costituzione di gruppi di lavoro
  2. b) redazione di materiale informativo sia di carattere scientifico che divulgativo;
  3. c) convegni ed incontri sia a carattere scientifico che divulgativo su argomenti di interesse delle So;
  4. d) iniziative formative e d’aggiornamento.

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Abbreviazioni utilizzate nel testo del regolamento

FISBi        =  Federazione Italiana delle Società Biologiche

AsG            =  Assemblea Generale

So                 =  Società Federate

CoD           =  Consiglio Direttivo

Pr                  = Presidente

V-P             = Vice-Presidente

Seg              =  Segretario

RC               = Collegio dei Revisori dei Conti